• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd

Archiefopslag >  Fysieke data

Archiefopslag; altijd de meest efficiënte oplossing

 

Opslag van analoog archiefmateriaal kan de juiste keuze voor uw organisatie blijken; De vierkante meterprijs van kantoorruimte ligt te hoog om de opslag van archiefmateriaal te rechtvaardigen, documenten en medewerkers zijn niet veilig in dezelfde ruimte of toegang tot het originele materiaal verloopt te moeizaam. Welke reden u ook heeft, 2dA biedt interessante standaard- en maatoplossingen voor archiefopslag. Ook als u niet direct tot digitalisering wilt overgaan.

Van statische tot dynamische archiefopslag ... en alles daar tussen
2dA levert veilige opslag van (vertrouwelijke) archieven. Afhankelijk van het belang van de informatie, juridische en/of historische waarde en anticiperend op de verwachte mate van raadplegen zijn diverse standaard- en maatoplossingen mogelijk. De 2dA-specialist informeert u graag over archiefopslag.archief opslag


•       statische archiefopslag >  veilig en vertrouwd bewaren tegen lage kosten
Circa 60% van de archieven hebben een statisch karakter; Materiaal uit deze archieven wordt zelden opgevraagd. Deze vorm van archiefopslag gebeurt in de regel om te voldoen aan eventuele compliance regelgeving of wettelijk gestelde bewaartermijnen.

2dA slaat statisch archiefmateriaal o.a. op conform het deep storage concept; Archiefdozen worden - gestapeld op pallets - bewaard in een volautomatische (hoogbouw)magazijn. Afhankelijk van het formaat kunnen 30 tot 40 archiefdozen op een pallet in deze volledig gecomputeriseerde omgeving worden ondergebracht. Robots plaatsen en halen opgevraagde archiefstukken als deze toch geraadpleegd moeten worden. Al naar gelang uw wens al binnen een dag. 

 

TIP >  Prijsstelling van deep storage archiefopslag is bijzonder voordelig.


•       dynamische archiefopslag >  externe opslag van direct opvraagbare documenten
In de praktijk blijkt minder dan 10% van de archiefopslag dynamisch. Hier tegenover staat dat 70% van alle opzoekingen op dit soort dynamische of lopende archieven plaats vindt. Innovatief ruimtegebruik tegen lage kosten maken het mogelijk om ook dynamisch gebruikte  documenten (als patiënten- en personeelsdossiers) verrassend betaalbaar extern op te slaan. Dynamische archiefopslag is daarom zeker een optie in geval van verhuizing of digitaliseringtrajecten.

Via een online informatie management systeem heeft u altijd, snel en eenvoudig online inzicht in uw analoge archief. Status en historie van elk archiefstuk zijn traceerbaar. Opvragingen gemakkelijk online te plaatsen. Bent u nieuwsgierig? De 2dA specialist demonstreert u de mogelijkheden graag.

Afhankelijk van uw wensen kan materiaal uit de dynamische archiefopslag binnen 3 uur fysiek in Nederland worden afgeleverd. Ook behoort scanning on demand tot de mogelijkheden, waarna - beveiligde - digitale dataoverdracht plaats vindt.

 

TIP > 2dA is gespecialiseerd in de (tijdelijke) opslag en het beheer van (zeer) dynamische archieven in combinatie met bijvoorbeeld digitalisering of dataoptimalisatie.


        semi-statische archiefopslag >  de pragmatische tussenoplossing
Dossiers die beperkt worden opgevraagd, kunnen worden ondergebracht in kostenefficiënte semi-statische archiefopslag. U bepaalt de mate van veiligheid, de snelheid waarmee opvragingen moeten worden aangeleverd en of u deze fysiek of digitaal wilt ontvangen. Doorgaans wordt archiefmateriaal 2 tot 4 jaar opgeslagen, alvorens tot digitalisering, deep storage archiefopslag of vernietiging wordt overgegaan.

Met semi-statische archiefopslag heeft u de voordelen van flexibele archiefopslag én beheersbare kosten.


Wanneer archiefopslag van uw analoge materiaal overwegen?
In de huidige tijd van verregaande digitalisering en complexe regelgeving vormt doeltreffend informatiebeheer een uitdaging; Externe archiefopslag leidt in de regel tot efficiënter data- en ruimtegebruik, als ook een meer veilige fysieke en digitale werkomgeving. 2dA levert u de maatoplossing voor elke vorm van archiefopslag, de optimalemix van prijs, oproepbaarheid, veiligheid en bewaarkwaliteit U kunt zich focuseren op uw kernactiviteiten.

archief opslag

  • Kostenbesparing:
    -   ruimte
    -   lagere opslagkosten
    -   geen specifieke kosten voor brand- en inbraaksystemen
    -   geen kosten voor specifieke klimaatbeheersing
    -   kortere opvraagtijden, snellere zoektijden)
  • Toename (brand)veiligheid
    -    ruimtewinst

    -   efficiënter informatiebeheer met:
        -   snelle opvraagtijden
        -   afleversnelheden van opgevraagd materiaal naar keuze
        -  uniforme inrichting
        -  mogelijkheid van scanning on demand
  • Naar wens:
    -   (volledig) geautomatiseerde opslag
    -   (volledig) geïndexeerde archiefdata
    -   proactief beheer rekening houdend met bewaartermijnen en vernietigingsdata
    -    actief bestandsbeheer of -opslag en tracking op doos- of dossierniveau
    -    beveiligde transportvoertuigen en hoogopgeleide transportspecialisten
  • Bescherming tegen calamiteiten, ongedierte, inbraak en brand- en waterschade


Centra van archiefopslag naar wens van standaard tot streng beveiligd;

Al naar gelang verwachte dynamiek en budgettering vindt archiefopslag plaats in centra geschikt voor standaardarchiefopslag tot uiterst gespecialiseerde en computergestuurde omgevingen. Voor de centra met beveiligde archiefopslag geldt onder meer:

  • Geschikt voor opslag van archieven met de hoogste classificaties van vertrouwelijkheid
  • Uitgerust met alarmsystemen; Alle archieven zijn 24/7 dagen onder toezicht en voorzien van de meest recente branddetectie- en brandblussystemen in brandwerend gescheiden compartimenten
  • Uitsluitend geautoriseerde toegang van medewerkers en begeleide toegang van bezoekers
  • Strikte geheimhoudingsplicht en screening van medewerkers scancentra
  • Gegarandeerde anonimiteit


Welke soorten archiefopslag

  • Doosopslag in archiefdozen of gemeente-archiefdozen
  • Dossieropslag (voor zeer dynamische archieven)
  • Palletopslag (voor een zeer statisch archief)
  • Opslag in brandwerende en brandvertragende kluizen
  • Opslag in kokers
  • Back-up tapes
  • Microfilms
  • Röntgenfoto’s (in mappen)
  • CD’s
  • Microfiches
  • Historisch erfgoed
  • Overig

 

 

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact